אז הבנו שהגיע הזמן לבנות תשתית למידה ארגונית, גייסנו שותפות ארגונית ומשאבים, אבל איך מתקדמים מכאן? איך יוצרים את התשתית הזו? בהיבט זה בדיוק יתמקד הפוסט הזה.

שלב ראשון – מבינים מה יש ומה צריך

השלב הראשון הוא שלב של חקר, הבנת עומק הן של התשתיות הקיימות בארגון והן של צרכי הלמידה הארגוניים, השלב מורכב משני חלקים:
1. מיפוי צרכי למידה – מהם המקומות שבהם הארגון נמצא בפער מהמצב הרצוי, ההתייחסות יכולה להיות הן להיבטים תכניים: איזה תקלות חוזרות על עצמן, איזה תהליכים לא עובדים, איפה אנו שוב ושוב 'נופלים' והן להיבטים תהליכיים: תחלופת עובדים, קושי בקליטת עובד.
במיפוי חשוב גם להאיר זרקור אל המקומות שהארגון מצליח בהם: תחומי תוכן שאין בהם בעיה, מחלקות מצליחות במיוחד.
המיפוי מבוצע באמצעות ראיונות עם מנהלים של יחידות ספציפיות מחד (בהקשר זה אני ממליצה להיפגש הן עם מנהלים בכירים והן עם זוטרים, שכן 'דברים שרואים מכאן לא רואים משם'), והן עם מנהלים שנקודת המבט שלהם מאפשרת מבט רוחב על הארגון: סמנכ"לית משאבי אנוש, מנהלת למידה ופיתוח ארגוני וכו'.

2. מיפוי התשתיות הקיימות – מה קיים היום. מנסיוני, בכל ארגון יש 'משהו': חונך מעולה שמלמד את כולם, קורס שפיתחו פעם באופן מקצועי, בעל תפקיד שאחראי על רישום לקורסים חיצוניים, מחלקה שמתקיימים בה תדריכים באופן סדיר, מנהל צוות שמקפיד על למידה בצוות שלו.

אני ממליצה למפות את התשתיות הקיימות בדרך הבאה:
ראיון עם מנהלת למידה ופיתוח ארגוני – הראיון יאפשר מבט כולל על התשתיות הקיימות.
הכרות עם התוצרים הקיימים, ממש ברמת התיקיות במחשב… . מנהלת הלמידה והפיתוח הארגוני תפנה אותנו אליהם ואנחנו 'נחפור' בתוכם – לפעמים בחיפוש הזה מתגלים אוצרות שמעלים אבק: כלי למידה מעולים שפותחו בעבר ולא הוטמעו..
על מנת לערוך את מיפוי התשתיות הקיימות באופן מסודר ומדויק אני ממליצה להשתמש בכלי של 'גלגל תשתיות הלמידה'.

את תובנות המיפוי נעלה על גבי מסמך (ההמלצה שלי: מצגת ממוקדת וחכמה – כזו שמאפשרת להעביר את המסרים המרכזיים מבלי להעמיס ולעייף), ונתקף עם ההנהלה/צוות היגוי בכיר ייעודי לנושא. התיקוף קריטי כדי לאשש את התובנות והצרכים שהגענו אליהם. 

שלב שני – חולמים את העתיד

אחרי שהבנו מהם צרכי הלמידה הארגוניים, היכן הפערים ומה התשתיות הקיימות, הגיע הזמן להבין איך נכון לתת להם מענה: מהן התשתיות הארגוניות שנצטרך על מנת לענות באופן מייטבי לצרכים.
על מנת לאפשר בשלב זה חשיבה שיוצאת מחוץ לקופסא הארגונית המוכרת, אני ממליצה בחום להתחיל עם 'חלום': איך היתה נראית תשתית למידה שעונה לצרכים של הארגון בעולם ללא אילוצים (מי אמר אין לנו כסף?! ;)). החלום מאפשר ליצור מגדלור, מקום ששואפים להגיע אליו, ולעיתים הוא משקף תמונה שגם אם לא תתגשם מחר בבוקר, היא שאיפה שיכולה להתגשם בטווח רחוק יותר.

גם 'החלום' נבנה בהתאם לגלגל תשתיות הלמידה: כל תשתית ומה תכיל בעולם אופטימלי.

אחרי שגיבשנו את החלום, מגיע הזמן 'לרדת לקרקע', להבין את האילוצים ולמקד מה ריאלי מתוך התמונה האופטימלית שבנינו.
בשלב זה נוסיף לכל מצב אופטימלי מצב ריאלי ליישום.
את התוצר הזה נביא לדיון בצוות ההנהלה/צוות ההיגוי הייעודי. דיון שמטרתו קבלת החלטה ותעדוף בנוגע לתשתיות השונות שיש לבנות.

שלב שלישי – מחלום למציאות

השלב השלישי הוא השלב שבו תהליך בניית התשתית עובר מהשלב הראשוני, האסטרטגי,
אל היישום בשטח.
בשלב זה נבנית תכנית עבודה לבניית התשתיות השונות, תכופות עקב ההיקפים הרחבים הנדרשים בבניית תשתית כזו, התכנית תהיה רב שנתית.

על מנת ליצור ערך מהיר לארגון מהתהליך מחד ולהקפיד על יצירת תשתיות יציבות ואיכותיות מאידך, מומלץ לשלב בתכנית בין Quick wins שהארגון יכול להנות מהם באופן מיידי לבין תהליכי בנייה ארוכי טווח.

לאחר בניית תכנית העבודה מתחילה 'עבודת הנמלים' העמלנית של בניית התשתיות: פיתוח תכנים מרכזיים, רכש והטמעה של תשתיות פיזיות ומקוונות, הכשרה וליווי לבעלי התפקידים השונים ועוד.
אחד ממפתחות ההצלחה המרכזיים של שלב זה הוא היכולת לנוע בין המיקרו של המשימות הרבות והמפורטות לבין המקרו של התמונה הכוללת והחיבורים.
סכנה שאורבת בשלב הזה היא השקעה מרובה בבנייה של תוצרים ותשתיות נפלאות ופחות השקעה בשלב הסיזיפי והארוך של  הטמעה שלהם. כך עלול להיווצר מצב שבו המנויים שקנינו לאתרים מובילים עומדים מיותמים, כלי הלמידה העצמית שבנינו לא מעודכנים ולא נעשה בהם שימוש ומחצית מהפונקציות של מערכת ה LMS  לא מנוצלות.
ההמלצה שלי היא להחזיק כל הזמן גם את ציר ההטמעה והשימוש השוטף, לא להרגיש שסיימנו את המלאכה כשרכשנו, פיתחנו וכו', אלא להבין שזו רק ההתחלה ולהקפיד על תכנית עבודה מפורטת גם להטמעה.

שלב רביעי – 'להגיד שהגענו'

בניית תשתית למידה ארגונית היא תהליך ארוך. להבדיל מפיתוח קורס שבו 'גזירת הסרט' מאוד ברורה, כאן יש בנייה מתמשכת ותהליך שחלקו סמוי.
ההמלצה שלי היא לחגוג שלבים שונים, אבני דרך בתוך תהליך הבנייה. לא צריך לחכות ש'הכל יעמוד' כדי 'להגיד שהגענו'. נהפוך הוא: החגיגה של העשייה, ההצלחות והשינויים הקטנים שמצטברים לשינוי גדול הכרחית, נותנת אנרגיה לעושים במלאכה ולהמשך התהליך.

דוגמאות ל'חגיגות קטנות' – הדרכה משמעותית שנבנתה, עליה באפקטיביות של תהליכי למידה שנמדדו, הכשרה של בעלי תפקידים בארגון – למשל הכשרת מנהלים כמובילי למידה.

וזה אולי מבטא את ההבנה הכי בסיסית – שבניית תשתיות היא תהליך מתמשך וספירלי – יש לו שלב יסוד של הקמה או שדרוג משמעותי, אך מעבר לכך שכלול ושדרוג התשתיות נמשך כל הזמן והוא חלק בלתי נפרד מהמשימה של להיות רלבנטיים לצרכים המשתנים של הארגון.